5 manieren om vergaderingen efficiënt te houden en tijd te verspillen
Advertentie
Iedereen haat vergaderingen, maar iedereen weet dat ze tegelijkertijd essentieel zijn. Dus hoe maak je vergaderingen efficiënter in plaats van tijdverspilling? Deze websites en apps kunnen helpen.
De tools in dit artikel zijn beter geschikt voor persoonlijke vergaderingen. Hoewel u ze ook voor externe teams kunt gebruiken, bent u beter af met de beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergaderhulpmiddelen om samen te werken met uw team Team Kleine teams hebben geen dure enterprise-apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees verder . Van videoconferenties tot projectbeheer, er is voor elk wat wils in die lijst.
Lettuce Meet (web): zoeken wanneer u kunt ontmoeten, geen aanmelding nodig
Het is vervelend om je aan te melden voor een nieuwe service voor elke kleine taak. Lettuce Meet is een eenvoudige web-app om de meest geschikte datum en tijd te vinden voor iedereen om elkaar te ontmoeten, door te vragen naar ieders voorkeuren.
Het is vreselijk eenvoudig. Start een gewenste vergadering met de naam en het doel, voeg vervolgens de datums toe waarop u kunt vergaderen en kies tijdvakken in elke dag dat u vrij bent. Stuur de unieke Lettuce Meet-URL naar iemand anders, die op dezelfde manier hun eigen beschikbaarheid kan toevoegen. De vrije slots van alle deelnemers (aangeduid als groen) overlappen elkaar en tonen u de beste tijden om elkaar te ontmoeten.
Lettuce Meet is een van die eenvoudige samenwerkingstools zonder aanmelding 10+ samenwerkingstools zonder aanmelding die u in 10 seconden kunt gebruiken 10+ samenwerkingstools zonder aanmelding die u in 10 seconden kunt gebruiken Online samenwerken kan u en uw team tijd en geld besparen . Snel samenwerken kan een beetje meer besparen. Deze tools zijn klaar voor gebruik wanneer u dat bent. Geen registratie vereist. Lees meer die u helpen dingen gedaan te krijgen zonder door hoepels te springen. Binnen uw eigen bedrijf is het eenvoudiger om Google Agenda of Microsoft Outlook te gebruiken. Maar wanneer het een ontmoeting is met externe mensen, zoals klanten of klanten, is een probleemloze tool zoals Lettuce Meet een neutralere weg.
Team Meeting Checklist (Web): Checklist om efficiënte vergaderingen uit te voeren
Moet u vaak lange en zinloze vergaderingen verdragen? Dat gebeurt meestal omdat de persoon die de vergadering leidt niet goed genoeg is voorbereid. Deze Team Meeting Checklist zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt voor zowel de leider als de deelnemers.
De checklist is verdeeld in taken voor voor, tijdens en na een vergadering. Het gedeelte 'Tijdens' staat vol met kleine weetjes waar je op moet letten, want dat zijn de dingen die vergaderingen vaak ontsporen. Bijvoorbeeld: "één onderwerp wordt tegelijkertijd besproken" en "elk agendapunt wordt luidruchtig afgerond" lijkt triviaal, maar ze zullen een lange weg afleggen om ervoor te zorgen dat de vergadering een succes was.
U kunt de volledige checklist afdrukken om mee te nemen naar de vergadering. Teamvergaderingschecklist moedigt u aan om op alle knoppen van de checklist te klikken en deze naar alle deelnemers te e-mailen, omdat het hardop aangeven van uw doelen een beetje sociale druk creëert om u te helpen presteren. Het is vergelijkbaar met het hebben van een mastermind-groep om doelen te bereiken Hoe een Mastermind-groep u kan helpen meer doelen te bereiken Hoe een Mastermind-groep u kan helpen meer doelen te bereiken De term 'mastermind-groep' wordt tegenwoordig veel gebruikt in de persoonlijke ontwikkelingssfeer, maar wat zijn ze precies, werken ze en hoe kun je je eigen groep opzetten? Lees verder .
Smartsheet's Agenda sjablonen voor vergaderingen (Doc): gratis sjablonen om agenda's in te stellen
Elke vergadering heeft een vaste agenda nodig. Als je dat niet hebt, ga je naar een meanderende discussie waar niets wordt gedaan en iedereen zijn tijd verspilt. Gebruik deze gratis sjablonen als handleiding om te leren hoe u de vergaderagenda kunt instellen.
De lijst met gratis sjablonen van Smartsheet omvat een aantal verschillende vergaderscenario's: informele bijeenkomst, zakelijke bijeenkomst, bestuursvergadering, teamvergadering, eenvoudige vergadering, wekelijkse vergadering, enzovoort. U kunt deze sjablonen gebruiken in Microsoft Word, Google Documenten of elke gewenste tekstverwerker die het DocX-bestandsformaat ondersteunt.
Hoewel de sjablonen een goede ruggengraat vormen om de agenda te bepalen, moet u ook de tips van Harvard Business Review lezen over het ontwerpen van een vergaderagenda. Het heeft een aantal geweldige trucs, zoals het vermelden van onderwerpen als vragen die het team moet beantwoorden, in plaats van generieke, open titels.
Als u ten slotte niet vindt wat u nodig hebt in de bovenstaande agendasjablonen, bekijk dan onze lijst met nog eens 15 vergaderagenda-sjablonen voor Word 15 Gratis vergaderagenda-sjablonen voor Microsoft Word 15 Gratis vergaderagenda-sjablonen voor Microsoft Word Deze gratis vergaderagendasjablonen voor Microsoft Word kunt u een goed begin maken voor elk type vergadering. Lees verder .
AgreeDo (web): notulen maken, delen en taken toewijzen
Bij elke vergadering moet één persoon notulen nemen. "Notulen van de vergadering" is in feite een lijst van alles wat opmerkelijk is gebeurd. Dit kunnen taken, informatie, onderwerpdiscussies of meer zijn. AgreeDo helpt u om dat eenvoudig en gratis te scheiden.
Het is gemakkelijk om een account aan te maken, een vergadering op te zetten en deelnemers uit te nodigen. Elk item kan worden gemarkeerd als een van de vier typen: informatie, beslissing, taak of onderwerp. Dit maakt het gemakkelijker voor iemand die minuten nodig heeft om dingen snel te noteren en deze later in de juiste categorie te veranderen.
Taken kunnen worden toegewezen aan deelnemers door hun e-mailadres toe te voegen, en u kunt het ook een deadline geven. U kunt ook één bijlage aan elke vergadering toevoegen. Deelnemers kunnen ook opmerkingen toevoegen aan de notulen.
De gratis versie van AgreeDo beperkt u tot vier vergaderingen per maand en drie deelnemers en één bijlage per vergadering. De premium-versie kan deze limieten verhogen volgens uw behoeften.
Het is een goede gewoonte om elke vergadering af te ronden door de notulen door te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen het ermee eens is. Als AgreeDo niet uw ding is, kunt u sjablonen voor vergaderminuten gebruiken De 12 beste vergaderminuten-sjablonen voor professionals De 12 beste vergaderminuten-sjablonen voor professionals De notulen van de vergaderindeling leggen de essentie vast. Gebruik een van deze sjablonen voor vergaderminuten om snel het MOM-formaat toe te passen. Lees meer voor Microsoft Word of Google Documenten.
Het gaat niet alleen om opstaan (eBook): gratis gids voor dagelijkse ochtendbijeenkomsten
Projectmanagement-app Qlutter draait om efficiënt werken. Ze hebben een gratis e-boek samengesteld waarin ze hun eigen werkwijzen leren over hoe ze een efficiënte en effectieve dagelijkse ochtendvergadering kunnen leiden.
In acht hoofdstukken spreekt het e-boek over de voordelen van ochtendvergaderingen, hoe u uw team aan boord kunt krijgen met het idee en hoe u de vergadering kunt leiden. Het is een kort boek van 44 pagina's, maar aan het einde voel je je beter uitgerust om dagelijkse vergaderingen te houden in de vorm van stand-up of scrum-vergaderingen.
U moet zich aanmelden voor de Qlutter-nieuwsbrief als u het boek wilt, waarna u het in PDF-, Mobi- of Epub-indeling kunt krijgen. Het is gemakkelijker om het rechtstreeks naar je Kindle te verzenden.
Downloaden: het gaat niet alleen om opstaan (eBook) [niet langer beschikbaar]
Wat te doen als u de vergadering niet leidt
Dus nu hebt u eenvoudige hulpmiddelen om de vergadering in te stellen, een checklist te maken om deze op koers te houden, een agenda in te stellen en minuten te nemen. U weet zelfs hoe u een dagelijkse vergadering efficiënt kunt uitvoeren. Maar dat is allemaal nutteloos als u de vergadering niet leidt.
In het geval dat de vergadering door uw baas werd gebeld en zij de neiging hebben om vergaderingen doelloos te laten rondlopen, moet u er iets aan doen. Begin met het verzenden van dit artikel over de acht regels die een baas moet weten voor efficiënte vergaderingen Ben je het zat om inefficiënte vergaderingen te hebben? Stuur deze 8 regels naar je baas Ben je de inefficiënte vergaderingen beu? Stuur deze 8 regels naar je baas Als een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden om de productiviteit, het gevoel voor doel en het moreel niet te verbeteren. Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor effectieve vergaderingen. Lees verder . Doe het echter beleefd of verstuur het anoniem.
Ontdek meer over: Coole web-apps, vergaderingen, tijdbeheer.
