Een beginnersgids voor het gebruik van Asana voor het volgen van elk project
Advertentie
Asana is een van de beste productiviteitstools die je gratis kunt gebruiken, en het is perfect voor een creatieve professional die zijn planning wil beheren. Het komt met veel aanpassingsmogelijkheden, maar wanneer je voor het eerst de kneepjes van het vak leert, lijkt zijn veelzijdigheid intimiderend.
Laten we er rustig aan doen. U kunt als volgt een project maken en bijhouden met Asana.
Stap 1: Log in en leer vertrouwd
Asana is webgebaseerd, dus wanneer u uw project opzet, moet u zich aanmelden bij uw account. Als je je nog niet hebt aangemeld, probeer dan eerst het gratis Basic-account en kijk of het je bevalt. Voor geavanceerder gebruik heeft Asana verschillende prijsniveaus.
Als je hebt geprobeerd een project met Trello te beheren, hebben we al gesproken over hoe Asana zich verhoudt tot Trello als een projectmanagementtool Trello versus Asana: de beste gratis projectmanagementtool is ... Trello versus Asana: de beste gratis Project Management Tool is ... Kiezen tussen Trello en Asana is moeilijk. Hier vergelijken we de gratis plannen en helpen we u beslissen welke projectmanagementtool het beste is voor uw team. Lees verder .
Nadat u bent aangemeld, ziet u een startpagina die lijkt op de bovenstaande schermafbeelding. Langs de linkerkant is je zijbalk. In het midden onder Taken die binnenkort moeten worden weergegeven, ziet u een lijst met dingen die u moet voltooien. Daaronder ziet u de pictogrammen voor uw onlangs geopende projecten.
Stap 2: Maak een nieuw project
Ga naar uw zijbalk om een nieuw project te maken. Klik onder Teams op +> Project toevoegen .
Als je dit hebt gedaan, wordt je begroet met een nieuw scherm met een lijst met sjablonen waaruit je kunt kiezen. Laten we gaan met Blank Project . Voor het bijhouden van dagelijkse taken heeft u niet meer nodig.
Nadat u op Leeg project hebt geklikt, wordt u gevraagd uw gegevens toe te voegen. Hier stelt u de "regels" in die bepalen hoe uw project eruit ziet.
Omdat dit project me helpt bij mijn dagelijkse taken, ga ik de privacy instellen op Privé voor mij . Niemand anders hoeft het te zien.
Klik vervolgens op Project maken . Asana genereert dit project onder uw Teams-categorie in de zijbalk.
Stap 3: Wijzig uw projectkleur
Nu u uw nieuwe project hebt gemaakt, kunt u de kleur ervan aanpassen. Dit maakt het gemakkelijker om in uw agenda te zien.
Om uw kleur aan te passen, klikt u op de "..." naast de naam van uw project. Kies onder Kleur markeren een staal.
Stap 4: Maak een herhalende taak
Het mooie van Asana is dat u binnen elk project meerdere taken met verschillende parameters kunt maken.
Elke taak kan ook een herhalende taak zijn. Om een herhalende taak te maken, klikt u op de naam van uw project - "Asana Tutorial" - onder het gedeelte Teams in de zijbalk. Dit zorgt ervoor dat het project actief is.
Klik onder Lijst op Taak toevoegen . Hiermee wordt automatisch een taakkaart aan de rechterkant van uw werkruimte toegevoegd. Hier vult u uw gegevens in.
Voor deze tutorial ga ik zeggen dat deze taak is om kunst op Twitter te plaatsen.
Om de taak aan iemand toe te wijzen, klikt u op het persoonspictogram naast de Vervaldatum. Typ hun naam. Door op hun gebruikersnaam te klikken, wordt de taak aan hen toegewezen.
Laten we vervolgens deze taak een deadline geven. Klik hiervoor op het pictogram Vervaldatum . Hiermee wordt de kalender en een lijst met datums weergegeven waaruit u kunt kiezen.
Voor deze taak stel ik de deadline in op 24 maart. Maar ik wil deze taak ook één keer per dag herhalen nadat ik klaar ben met het maken.
Als u herhalen wilt inschakelen, klikt u op Instellen om te herhalen . Hierdoor verschijnt er een vervolgkeuzemenu waarin u dagelijkse, periodieke, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse intervallen kunt kiezen.
U kunt ook klikken op Tijd toevoegen om de taak elke dag op een bepaald tijdstip te laten uitvoeren. Voor deze zelfstudie typ ik 11:00 uur.
Nadat u klaar bent, klikt u op Gereed . Je ziet je nieuwe taak met de naam, de vervaldatum en aan wie deze is toegewezen in de lijst .
Dat gezegd hebbende - wat als je een taak voor een meer gecompliceerd project wilt maken? Wat als deze taak een harde einddatum heeft of als er meerdere stappen zijn die u moet voltooien?
Stap 5: Maak een taak met subtaken
Om een taak met een harde einddatum te maken, volgt u hetzelfde proces dat we in stap 4 hebben beschreven .
Klik op Taak toevoegen, vul de titel, de gevolmachtigde en de vervaldatum in, maar wanneer u de Einddatum bereikt, klikt u niet op Instellen om te herhalen . Het is niet nodig.
Onder het titelgedeelte ziet u een tekstvak met de beschrijving . Door op dit vakje te klikken, kunt u de informatie over uw project invullen: wie de klant is, wat ze nodig hebben of ideeën die u in uw ontwerp wilt opnemen.
Al deze details naast elkaar kunnen ingewikkeld worden. Als uw taak meerdere stappen vereist om te voltooien, kunt u subtaken toevoegen om ze bij te houden.
Om een subtaak te maken, klikt u op het pictogram bovenaan uw taakkaart, hier rood gemarkeerd weergegeven.
Hiermee wordt automatisch een ondertiteling voor u gemaakt. Net als de oudertaak kunt u deze een naam geven, een vervaldatum geven of aan een andere persoon toewijzen.
Als de hoofdtaak is ingesteld op privé, moet de subtaak aan u worden toegewezen. Om de taak snel toe te wijzen, klikt u op het persoonspictogram en vervolgens op Toewijzen aan mij .
Nu u een subtaak hebt gemaakt, kunt u extra subtaken in uw taakkaart maken.
U kunt de subtaken ook herschikken door erop te klikken en te slepen met behulp van de zes stippen aan de linkerkant van elk vinkje. Dit is handig als u uw subtaken buiten de orde maakt.
Stap 6: tags toevoegen
Nadat u uw subtaken heeft gemaakt, wilt u dit project misschien taggen zodat u het gemakkelijker kunt vinden. Om het te taggen, drukt u op Tab + T om uw tagbox te openen. Dit vak verschijnt boven uw subtaken.
Ik ga dit project 'tutorials' taggen, maar zoals je kunt zien heb ik daar nog geen tag voor. Om er een te maken, klikt u op het blauwe vak met de tekst NIEUWE TAG . Asana zal het voor u genereren.
Stap 7: Een taak voltooien
Dus nu we klaar zijn met het instellen van herhalende en eenmalige taken, is er niet veel meer te doen dan ze te “voltooien”.
Wanneer u een taak of subtaak hebt voltooid, klikt u op de vinkjes naast het item. Ze worden groen zodra ze klaar zijn.
Stap 8: Een taak verwijderen
Wat als u een taak wilt verwijderen die niet langer actief is? Klik op de drie stippen in de rechterbovenhoek van uw taak en selecteer Taak verwijderen .
Als je dat doet, vraagt Asana je: wil je je laatste actie ongedaan maken of voorgoed van de taak af? Als u zeker weet dat u de taak niet meer nodig hebt, klikt u op Permanent verwijderen en Asana zal deze wissen.
Gebruik Asana om je leven te organiseren
Zoals u ziet, kunt u met slechts enkele eenvoudige stappen het vermogen van Asana beheren om uw creatieve projecten te beheren en aan te passen.
Het is echter niet de enige tool die je kan helpen met je tijd en projecten, en als je op zoek bent naar meer info hebben we een geweldige lijst met gratis projectmanagementtools De beste gratis projectmanagementtool voor jou Het beste gratis project Managementtool voor u U hebt Microsoft Project niet nodig om een project te beheren. Maar welke gratis projectmanagementtool is geschikt voor u? Gebruik deze strategische vragen om te kiezen. Lees meer voor jou.
Ontdek meer over: Projectbeheer, Taakbeheer, Tijdbeheer, Takenlijst.
