3 soorten lijsten die u daadwerkelijk helpen productiever te zijn

• produktiviteit

Advertentie

Als het gaat om organisatie en productiviteit, zijn takenlijsten het ultieme hulpmiddel. Maar op een gegeven moment veranderen ze in nog een ander excuus voor uitstel. Wie heeft er eigenlijk zoveel takenlijsten nodig? De drie typen die we hieronder hebben vermeld, zijn voldoende. Ze geven je alle kracht om lijsten te maken die je nodig hebt zonder een gecompliceerd systeem dat te veel tijd kost.

Doe mee met onze gratis 10-daagse tijdmanagement e-mailcursus en bespaar meer dan 10 uur per week!

Hiermee meld je je aan voor onze nieuwsbrief

Waarom helemaal lijsten maken?

Onderzoek naar menselijke psychologie heeft ons veel interessante ideeën opgeleverd over waarom we lijsten maken en hoe we naar productiviteit in het algemeen kijken. Het Zeigarnik-effect is hiervan een goed voorbeeld. Er staat dat mensen niet-voltooide of onderbroken taken beter onthouden dan voltooide taken. Het is een nuttig mechanisme, maar sommige mensen denken dat het ook onze productiviteit kan saboteren.

Een vaak geciteerde passage uit het boek Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength luidt:

“Het blijkt dat het Zeigarnik-effect geen herinnering is, zoals we tientallen jaren hebben aangenomen, die onverminderd doorgaat totdat de taak is voltooid [...] In plaats daarvan vraagt ​​het onbewuste de bewuste geest om een ​​plan te maken [...] Zodra het plan is gevormd, kan het onbewuste stoppen met zeuren de bewuste geest met herinneringen. "

Een heldere geest hebben Oefen Mindfulness met hulp van je iPhone & deze apps Oefen Mindfulness met hulp van je iPhone & deze apps Innerlijke rust en kalmte? Daar is een app voor. Meer lezen gaat een lange weg naar het kunnen concentreren op een enkele taak. Dat is het principe achter een van de populairste productiviteitssystemen die er zijn, Getting Things Done. Maar zo hoef je niet helemaal te gaan. Je kunt je aan deze drie lijsten houden en erop vertrouwen dat je onbewuste je mond houdt en je wat werk laat doen.

1. De wekelijkse prioriteitenlijst

Neem elke zondag 10-15 minuten om uw prioriteiten voor de komende week in kaart te brengen. Dit hoeven geen dingen te zijn die je van je lijst kunt schrappen. U kunt bijvoorbeeld items hebben zoals "inhalen van academische dingen" en "opnieuw beginnen met trainen" op wekelijkse prioriteitenlijsten. Deze items kunnen vaak het beste worden opgesplitst in kleinere taken op uw dagelijkse takenlijst.

Het doel van de weeklijst is om die echt grote items uit je onderbewustzijn op papier te krijgen. Schrijf ze op aan het begin van de week. Je kunt dan stoppen je zorgen over hen te maken, omdat je onbewuste weet dat je een plan hebt om ze voor elkaar te krijgen. Het kan in ieder geval zeker zijn dat je ze niet vergeet, omdat ze in inkt zijn vastgelegd.

Houd de wekelijkse prioriteitenlijst kort en eenvoudig - drie tot vijf items zijn voldoende. Vergeet niet om je te houden aan overkoepelende doelen en richtlijnen voor de week, niet om taken uit te voeren. Scan deze lijst elke ochtend en gebruik deze om uw dagelijkse takenlijst te informeren.

2. De gesegmenteerde takenlijst

Als u een enkele takenlijst voor die dag maakt, blijft alles op orde en zijn er tal van apps beschikbaar om u te helpen deze lijst te beheren. Kies een groenblijvende favoriet zoals Trello of Wunderlist of houd je aan een supereenvoudig takenprogramma.

U bepaalt zelf hoe u uw takenlijst segmenteert. Een optie is om drie taken met hoge prioriteit, drie taken met gemiddelde prioriteit en enkele taken met lage prioriteit te vermelden.

U kunt ze ook segmenteren op context en bijvoorbeeld een lijst met 'Thuis'-taken, ' Werk'-taken en 'Fitness'-taken bijhouden. Op het werk kunt u 'Vergaderingen', 'Oproepen' en 'Projecten' gebruiken.

Een derde optie is om uw Postvak IN te gebruiken als een takenlijst Hoe Gmail in een takenlijst en agenda te veranderen met een Chrome-extensie Hoe Gmail in een takenlijst en agenda te veranderen met een Chrome-extensie Op zoek naar een eenvoudiger manier om uw e-mails of taken aan uw agenda te koppelen? Zoek niet verder dan Handle for Gmail. Deze Google Chrome-extensie past in uw routine en verhoogt uw productiviteit. Lees verder .

Hoe u uw lijst ook verdeelt, zorg ervoor dat u deze overzichtelijk houdt. Er is een limiet aan hoeveel u kunt doen in 24 uur. Bovendien kun je er zeker van zijn dat je op een bepaalde dag te maken krijgt met ongeplande onderbrekingen van verschillende grootte.

Als u de productiviteit wilt vereenvoudigen, is hier een idee dat kan helpen. Het komt uit het verhaal van een vrouw die bij het Pentagon werkte. Op de vraag wat haar strategie was om dingen voor elkaar te krijgen, zei ze dat ze haar taken in volgorde van prioriteit heeft opgeschreven en vervolgens alles onder het derde item heeft afgebroken.

3. De voltooide lijst

De 'Done List' heeft de laatste tijd aan kracht gewonnen als een nuttig hulpmiddel voor de productiviteit. Als je niet bekend bent met de voltooide lijst, is het precies hoe het klinkt: een lijst met de dingen die je gedurende de dag hebt bereikt.

Wat is het nut hiervan, vraag je? Stress management. Te veel dingen doen en niet genoeg gedaan krijgen, zijn beide stressoren op hun eigen manier. Dat is waarom het helpt om te weten hoeveel je in een dag hebt gedaan en ook wat er aan de hand moet zijn of in de toekomst van je takenlijst moet blijven.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat uw items met hoge prioriteit voor de dag 'een kwartaalvergadering plannen', 'wekelijks rapport schrijven' en 'schone garage'.

Als je die aanvinkt, weet je zeker dat je drie dingen hebt voltooid. Maar als u opschrijft dat u ook twee oproepen over het marketingbudget hebt beantwoord, een lijst met potentiële kandidaten voor een aanwerving hebt gemaakt, zes e-mails over projectgoedkeuring hebt verzonden en onderweg een paar boodschappen hebt opgehaald, ziet u hoe veel heb je gedaan.

Het zijn misschien niet allemaal taken met een hoge prioriteit, maar het zijn nog steeds taken die u moest uitvoeren. Weten dat je ze hebt gedaan, kan een bron van voldoening zijn. Taken zoals deze vormen een groot deel van uw productiviteit en u moet ze niet verwaarlozen. Je doet eigenlijk meer op een dag dan je zou denken!

Krijg alles gedaan met minimale stress

Natuurlijk heeft iedereen zijn eigen taakbeheerstrategieën. Zoek een effectieve voor jezelf door de drie bovenstaande lijsten als springplank te gebruiken.

Zijn takenlijsten contraproductief voor u? U kunt zelfs zonder een takenlijst productief zijn. Hoe productiever te zijn zonder een takenlijst. Hoe productiever te zijn zonder een takenlijst. Kan uw takenlijst u tegenhouden? Veel zeer productieve mensen zeggen ja. Het is misschien tijd om je takenlijst te doden! We laten u zien wat u in plaats daarvan kunt doen. Lees verder !

Ontdek meer over: GTD, Productivity Tricks, Time Management, To-Do List.