5 Tips voor gegevensverwerking om inbreuken op de veiligheid op het werk te voorkomen
Advertentie
Wanneer er nieuws is over een datalek, kunt u zich geavanceerde hackingaanvallen of illegale gegevensdiefstal door kwaadwillende werknemers voorstellen. Wat u zich misschien niet realiseert, is hoe vaak datalekken plaatsvinden door ongevallen.
Een rapport uit 2019 laat zien hoe vaak werknemers per ongeluk datalekken kunnen veroorzaken. In maximaal 60 procent van de gevallen van datalekken had een persoon van het getroffen bedrijf een fout begaan. Dus we hebben advies over hoe u kunt voorkomen dat u een vergelijkbare statistiek wordt wanneer u een werkapparaat gebruikt.
1. Controleer ontvangers dubbel bij het verzenden van gevoelige gegevens
Een recent rapport van beveiligingsbedrijf Egress laat zien hoe vaak werknemers per ongeluk datalekken kunnen veroorzaken. Maar vaak zijn dit te wijten aan simpele fouten, in plaats van kwaadwilligheid. Wanneer u bijvoorbeeld een dringende e-mail schrijft of een document verzendt voor een deadline, kunt u dit gemakkelijk per ongeluk naar de verkeerde bestemming verzenden.
Het Egress-rapport stelt dat 43 procent van de datalekken te wijten was aan wat "incorrecte openbaarmaking" wordt genoemd. Dat betekent alleen maar dat u een bestand naar de verkeerde persoon stuurt. Dit omvatte het invoeren van het verkeerde e-mailadres in het veld ontvanger of het faxen van informatie naar het verkeerde nummer. Een andere veel voorkomende fout was het per ongeluk gebruiken van CC in plaats van BCC, waardoor het adres van alle ontvangers zichtbaar wordt.
De les hier is om de ontvangers van gevoelige gegevens te controleren. Of u nu e-mailt, faxt of per post verzendt, neem een minuut om ervoor te zorgen dat u de informatie alleen naar mensen verzendt die deze zouden moeten hebben. Vraag voor een optimale beveiliging een collega om voor u te controleren.
2. Deel nooit uw wachtwoorden met collega's
Iedereen heeft gehoord dat je je wachtwoorden niet moet delen. Maar het is gemakkelijk om te zien waarom het nog steeds gebeurt. Misschien bent u ziek en heeft een collega informatie van uw computer nodig. Of misschien wil je baas toegang tot je e-mail terwijl je op vakantie bent. Om nog maar te zwijgen van het gebruik van wachtwoorden op Post-it-notities en deze op een scherm plakken.
Het probleem is dat wanneer u een wachtwoord deelt, u het minder veilig maakt. Als u uw wachtwoord naar uw baas e-mailt en hun e-mail wordt gehackt, hebben de hackers nu ook toegang tot uw machine. Als een collega zich aanmeldt met uw wachtwoord en gegevens ziet die ze niet zouden moeten zien, ligt de verantwoordelijkheid bij u omdat het uw account is.
Er zijn echter manieren om dit op te lossen. Als u problemen ondervindt bij het onthouden van uw wachtwoorden, kunt u dit het beste via een wachtwoordbeheerder gebruiken. Op die manier heeft u slechts één wachtwoord om te onthouden. Met dat ene wachtwoord hebt u overal toegang tot al uw accounts.
Gebruik geen voor de hand liggende wachtwoorden zoals "12345" of het gevreesde "wachtwoord", omdat deze voor hackers uiterst gemakkelijk te raden zijn.
Als u toegang tot informatie met collega's wilt delen, kunt u overwegen een groepse-mail in te stellen. Een groeps-e-mail maken in Gmail. Een groeps-e-mail in Gmail maken. Leren hoe u een groeps-e-mail in Gmail maakt, maakt uw leven gemakkelijker. Begin met uw Gmail-contactenlijst met deze tips. Lees meer of deel bestanden met een service zoals Dropbox 3 manieren om bestanden te delen met anderen die geen cloudaccounts hebben 3 manieren om bestanden te delen met anderen die geen cloudaccounts hebben Wat is de eenvoudigste manier om bestanden met anderen te delen? Hier zijn verschillende manieren die van pas kunnen komen, ongeacht of u of de ontvanger geen cloudaccounts heeft. Lees verder .
3. Meer informatie over gegevensethiek
Iets wat veel werknemers zich niet realiseren, is dat de gegevens die ze gebruiken als onderdeel van hun werk uitsluitend behoren tot het bedrijf waarvoor ze werken. Het is niet van hen of van hun afdeling. Of het nu gaat om een lijst met klanten die u hebt samengesteld of gegevens over klantvoorkeuren die u hebt verzameld, deze informatie is volledig eigendom van het bedrijf.
Dit is belangrijk als je kijkt naar de reden die werknemers geven voor het opzettelijk delen van gegevens. Een op de vijf mensen die opzettelijk gegevens deelden, zei dat ze dat deden omdat ze dachten dat het van hen was om te delen. Nog eens 55 procent zei dat ze gegevens onveilig deelden omdat ze niet wisten hoe ze deze veilig konden delen.
Helaas kunt u niet noodzakelijk op uw baas of uw afdeling rekenen om u alles te leren wat u moet weten over gegevensbeveiliging. Als u beveiligde gegevens gebruikt als onderdeel van uw werk, moet u de verantwoordelijkheid op zich nemen om meer te weten te komen over wettelijke vereisten en best practices voor gegevensverwerking.
Het kan ook de moeite waard zijn om de IT-afdeling van uw bedrijf of de functionaris voor gegevensbescherming te raadplegen om meer te weten te komen over de beschikbare tools voor het verwerken van gegevens.
4. Wees waakzaam over phishing en andere aanvallen
U kent waarschijnlijk de dreiging van phishing. Wanneer u een e-mail ziet die beweert van uw bank te zijn en u vraagt om uw wachtwoord te verzenden, weet u dat dit verdacht is. Maar phishing wordt steeds geavanceerder en daar moet u op voorbereid zijn.
Uit het onderzoek bleek dat slechts 5 procent van de datalekken het gevolg was van phishing. Deze lekken waren echter de meest ernstige. Nieuwe technieken zoals spear phishing Wat is spear phishing? Hoe deze e-mailzwendel te herkennen en te vermijden Wat is spear phishing? Hoe u deze e-mailscam kunt herkennen en vermijden Hebt u een valse e-mail van uw bank ontvangen? Het maakt deel uit van een scammingtechniek genaamd spear phishing. Hier leest u hoe u veilig kunt blijven. Lees meer target een bepaalde persoon met zeer specifieke informatie. Vooral als u in de IT werkt of als u een leidinggevende op hoog niveau bent, moet u op deze aanvallen letten.
Een andere geavanceerde cyberaanval is de walvisjacht. Erger dan phishing: wat is een walvisvangst-cyberaanval? Erger dan phishing: wat is een walvisvangst Cyberaanval? Terwijl phishing-aanvallen gericht zijn op individuen, richten walvisvangst cyberaanvallen zich op bedrijven en organisaties. Dit is waar u op moet letten. Lees verder . Dit is waar hackers de account van een senior manager in gevaar brengen en die gebruiken om de werknemers die onder hen werken op te lichten.
Als u ooit een e-mailverzoek ziet dat u vreemd lijkt, pak dan de telefoon. De schijnbare afzender bellen is de beste manier om snel te bepalen of een verzoek echt is.
5. Installeer Remote Wiping Software op uw werkapparaten
Ongelukken gebeuren en het is gemakkelijk om uw werklaptop of -telefoon aan het einde van een lange dag in de trein te laten. Uiteraard probeer je je werkapparaten niet kwijt te raken. Maar toch, je moet je voorbereiden op de mogelijkheid dat je dat zou kunnen.
Naast het hebben van een wachtwoord op al uw werkapparaten, moet u software voor wissen op afstand installeren. Dit kan een tool zijn zoals Zoek mijn iPhone voor iOS of door externe locatie toe te staan en de instellingen van uw Android-apparaat te wissen. Wanneer u deze functies hebt ingeschakeld, kunt u uw apparaat op afstand beheren vanaf een andere computer.
U kunt zich aanmelden bij uw account en vervolgens de GPS op uw verloren apparaat gebruiken om het te vinden, of de inhoud van de harde schijf op afstand verwijderen.
Natuurlijk is het vervelend om al je gegevens te moeten verwijderen en aan je IT-afdeling uit te leggen dat je een apparaat kwijt bent. Maar het is veel beter dan verantwoordelijk zijn voor hackers die waardevolle of privé-informatie van uw bedrijf stelen.
Meer informatie over beveiliging om gegevens veilig te houden op het werk
Deze specifieke beveiligingsprocedures helpen u de gegevens waarmee u werkt veilig te houden. Er zijn echter veel andere beveiligingsproblemen waarmee u rekening moet houden als het gaat om het gebruik van uw personal computer. Lees ons artikel over belangrijke gewoonten om online veilig en beveiligd te blijven voor meer informatie over veilig gebruik van een computer. De 9 belangrijkste gewoonten om online veilig en beveiligd te blijven. De 9 belangrijkste gewoonten om online veilig en beveiligd te blijven. Lees meer .
Ontdek meer over: e-mailbeveiliging, online beveiliging, beveiligingsinbreuk.
